公司為避免機密資料外洩，有時會透過軟體監控員工的電子郵件信箱及通訊紀錄，並可能因此發現員工有洩密的行為，但這時不免會有疑問，使用軟體監控員工的行為是否合法？因此取得的證據在訴訟上是否可使用？

舉例而言，某甲公司為知名新創科技公司，因應疫情後工作型態改變，允許員工每周可以有一天居家遠端辦公，但甲公司負責人A擔心員工居家辦公有導致公司機密外洩的風險，所以指示IT人員在員工的公務電腦安裝監控軟體，對於員工的通訊軟體及公務信箱進行監控。某天A收到IT人員告知，資深工程師B將甲公司重要營業秘密文件，透過公務信箱以及通訊軟體傳給不知名的外部人，A隨即指示IT人員彙整監控所取得的相關證據，並對B提出刑事訴訟及民事求償，B在訴訟過程中得知相關證據是被監控下取得，也對A提出告訴 。

針對此案例，本文提出三部分重點：

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一、A指示IT人員在B公務電腦安裝監控軟體之行為是否合法？

依照目前實務見解，判斷的關鍵應在於員工對於自身的隱私有沒有合理的期待。簡單的說，如果公司事先已經明確告知員工公司的相關規範，並經過員工的同意，那麼此時監控的行為較有可能會被認為是合法，因為此時員工已經對於可能的監控行為有所認知（但仍不能踰越正當合理目的）。

反之，如果甲公司並未告知員工，自行監控員工的電子郵件或通訊軟體，則屬於侵害員工隱私，公司及決策者就可能面臨來自員工提出的訴訟風險 。

二、監控B使用公務電腦取得的資料，是否可作為訴訟證據？

如前所述，倘若甲公司事先有告知B相關規範，此時透過監控軟體取得的資料裡當可作為訴訟上證據，較無疑問。但在另一種情形，也就是甲公司事先並未告知B相關規範，而導致侵害B隱私權，使得監控行為可能違法，此時取得的資料是否仍可作為訴訟上的證據？

對此目前有實務見解認為相關資料仍可在訴訟上有證據能力（可參考臺灣臺中地方法院107年度訴字第531號判決）。但仍需強調，決策者在保護營業秘密的同時，不應只關注是否能完成蒐證，否則可能造成公司及決策者本身遭遇高度的訴訟風險！

三、實務上的建議：制定明確監控規範，並取得員工同意

為了避免公司營業秘密外洩，以維持公司競爭力，適當的管理有其必要性，但為兼顧員工隱私權保障，建議雇主如要進行監控措施，能先進行以下程序：1、進行資訊安全教育訓練與宣導；2、制定資訊管理規範與政策（明文規範監控範圍）；3、取得員工同意。如此，相信能在確保營業秘密管理制度有效運作的同時，也能有效避免公司及決策者的法律風險。

本文發表於工商時報_名家評論專欄：https://www.ctee.com.tw/news/20240308700119-431305

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