企业要做好营业秘密合理保护措施，并不是随意去复制网络的数据然后贴上就可以交差了事，这样常常会轻重失衡，也就是为了保护无风险或低风险之事项，而影响企业业务推展之效率或造成麻烦。企业必须针对自身已发生的事件、潜在可能的事件、自身法遵文化（如员工知识等）、所能及愿意负担的人力、财力等因素，进行与营业效率间之衡量，才能真正的对症下药。其中，针对企业可能没有意识到的、却是常见的潜在的风险，可以从司法案例加以观察。

由于本篇主要介绍合理保护措施的离职篇，而就此部分，常见的被告说词有：「我在公司的时候，不论是在职时或离职后，公司都没有人跟我说这个是营业秘密」、「我离职的时候，该交接的都已经交接了喔，不然请公司看看交接相关文件」、「我离职的时候，公司并没有透过任何口头或书面的方式，跟我说要删除档案喔」、「我当时会在提出离职申请后还下载这些档案，是因为离职还没有生效，我还是要继续工作」、「我都已经离职这么久，为什么离职后还有保密义务？」等等。

看完了这些被告说词，身为企业管理阶层的你，有想到症结点在哪里吗？看起来有：员工不清楚公司的营业秘密档案有哪些、也因此交接时没有特别留意、交接也不确实、离职程序不够完整等问题。接下来，笔者将提出解决这些问题的相关建议作法，也就是合理保护措施。

但在说明前，仍请企业留意：合理保护措施要能顺利执行，有一个非常重要的前提是：公司必须先进行营业秘密的「盘点」，因为若无盘点，则在贯彻相关合理保护措施时，员工还是不会知道重点在哪，也因此，有规定某程度等于没有规定。此部分详细说明，请读者参考「营业秘密保护大作战─盘点篇」）。在盘点作业完成后，针对「离职时」相关合理保护措施之建议如下（读者亦可另行参考台湾智慧财产管理规范2016年版本相关条文）：

首先，组织应对离职员工提醒相关智财规定：企业应对「所有」要离职的员工，在离职程序之相关文件中（譬如员工离职申请单、离职应办手续表、离职人员面谈纪录表等），提醒譬如智财之归属、保密义务、相关档案应删除、销毁之义务等规定。此外，企业亦应确实执行交接之工作。有些企业可能员工持有上百个档案，但后手却不确实清点，部门主管也未特别叮咛。

其次，涉及组织重要智财之员工离职时，应进行面谈。简单来说，针对「所有」的离职员工，或许仅需透过「书面」之提醒即可，但，针对「涉及组织重要智财之员工」，除了「书面」以外，最好还要有另外的「面谈」。在这边，出现了一个问题：什么是「涉及组织重要智财之员工」？具体来说，公司在盘点营业秘密后，会有一份营业秘密盘点列表（通常这份列表会就营业秘密之机密性进行分级、分类），此时，公司依据Need to Know原则，就能够知道，哪些部门与哪些职级的员工在职务上必须且能接触，而这些员工就是属于「涉及组织重要智财之员工」。

至于为何针对这些员工必须多做一个「面谈」的程序？依笔者承办营业秘密案件的经验，多数员工常常因为公司的聘雇合约或保密合约对于保密范围的特定不确实、营业秘密相关档案的保护不确实、教育训练不确实等因素，而内心其实根本不知道到底哪些信息是公司的营业秘密，但，这样心里的不确定，若能在其离职时，再次提醒一次，这些员工就会比较谨慎处理手上的相关档案，若有疑问，也会因为面谈的提醒，而有机会提问。

再来，企业也可以考虑，在必要时，得与员工签定离职契约，以约定特定智财之权利归属、特定之保密要求及竞业禁止要求。

最后，常常有企业会询问：这个员工对公司很重要，而且他了解公司很多机密，现在他要离开了，我又忘了跟他签署竞业禁止，这时候，要不要发个函给这位员工的新东家，提醒他们不要乱来？针对这个问题，笔者建议，企业在必要时，可以在员工离职后，若任职于竞争对手并从事相同或类似之工作，再次提醒该名员工其所负义务，或将其义务告知新任职组织。

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本文发表于工商时报_名家评论专栏：https://www.ctee.com.tw/news/20241104700098-431305

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